Veranstaltungsorganisation

Die Qualität sinnvoller Kongressplanung bemessen wir nicht nur an guter Veranstaltungsorganisation, sondern auch an klaren und transparenten Organisationsstrukturen, sowie flexiblem und kundenorientiertem Denken und Handeln. Mit unseren convivus-Leistungsbausteinen sind Sie in der Lage Ihre individuelle Dienstleistung maßgeschneidert zusammenzustellen.

Kontaktieren Sie uns – wir stellen gern Ihr individuelles Angebot zusammen.
Wir sehen uns nicht nur als „Agentur“, die nach Vorgaben und Weisung „Leistung“ erbringt, sondern als Partner, der Sie auch gerne in allen organisatorischen Belangen berät und zusammen mit Ihnen die Veranstaltung organisiert und durchführt.

  • Beratung bei der Planung und Vorbereitung
    • Beratung bei der Planung und Erstellung eines detaillierten Workflows
    • technische Planung und Abwicklung
    • Personalplanung
    • Tagungsschalter
    • Marketingstrategie und Werbemittel
    • Adressverteiler
    • Catering
    • Hotel- und Reiseorganisation
    • Zertifizierung

  • Finanzmanagement
    • Kosten- und Finanzplanung
    • Finanzbuchhaltung
    • Endabrechnung
Unsere Inhouse-IT-Abteilung verfügt über umfangreiches Wissen und Erfahrung, um für Sie eine passende Veranstaltungshomepage zu generieren und zu pflegen. Nicht zuletzt aufgrund unserer eigenen Softwarelösungen können wir Ihnen nachfolgende Leistungen anbieten

  • Beratung zum Einsatz neuer Medien
  • Erstellung und Pflege einer Veranstaltungshomepage
  • Erstellung und Pflege einer Veranstaltungsapp
  • Online-Präsentationen relevanter Inhalte
  • Erstellung individueller Timetables für Teilnehmer
  • statistische Auswertungen
  • News-Ticker und Newsletterversand
Zur Erstellung eines umfangreichen und anspruchsvollen Vortragprogramms, ist die Auswahl aus den entsprechenden Abstracteinreichungen ein wichtiger Vorgang. Wir stellen Ihnen, durch softwaregestützte Lösungen, eine Plattform zur Verfügung mit der ein Bewertungsprozess vorgenommen sowie überwacht werden kann. Für die Zusammenstellung der Sitzungen erhalten Sie passende digitale Vorlagen und Auswertungen.

  • Einrichten eines Onlineportals zur elektronischen Abstracteinreichung über die Veranstaltungshomepage
  • Online Review der Abstracts
  • Versendung von Zu- und Absagen nach Maßgabe des Veranstalters
Durch die Vielzahl unserer unterschiedlichen Veranstaltungen und dem differenzierten Umgang mit Sponsoring- und Marketingleistungen, können wir aus einem umfangreichen Angebotskatalog Ideen schöpfen.

  • Entwicklung eines Sponsoringkonzeptes mit Erstellung relevanter Akquiseunterlagen
  • Beratung und Vertragsabwicklung
  • Rechnungsstellung
  • Inkasso und Mahnwesen
Um den maximalen Nutzen einer solchen Veranstaltung für alle Zielgruppen zu erzeugen, stellen Sponsoring-Möglichkeiten und Ausstellungsfläche für Unternehmen sowie Institutionen passende Maßnahmen dar.
Unsere langjährige Erfahrung bei der Entwicklung von Marketingkonzepten zur Akquise der Sponsoren und Aussteller, dem Verkauf möglicher Leistungen, organisatorischen Betreuung oder der technischen Abwicklung vor Ort werden durch die erfolgreichen Beteiligungen bei unseren Großkongressen belegt.

  • Erstellung eines Marketingkonzeptes inkl. aller technischen Details
  • Firmenakquisition
  • Beratung und Anmeldebearbeitung
  • Konzeption und Planung der Fachausstellung
  • Erstellung und Publikation eines Aussteller-/Warenverzeichnisses
  • Rechnungsstellung und Vertragsabwicklung
  • Inkasso und Mahnwesen
  • Ausstellerbefragung
Dienstleistung wird in unserem Hause und von allen unseren Mitarbeitern gelebt. Mit schnellem, zuverlässigem und freundlichem Service überzeugen wir seit über zweieinhalb Jahrzehnten.

  • Teilnehmer & Gäste
    • Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
    • Portal für Onlineregistrierung inkl. Anmeldebearbeitung
    • Hotline und eMail-Service
    • Abwicklung der Rechnungsstellung
    • Erstellung persönlicher Teilnehmerunterlagen
    • Befragungen

  • Referenten/Speaker
    • Anmeldung und Registrierung
    • Hotelreservierung
    • Reisekostenabrechnung
    • Kongressunterlagen mit persönlichem Timetable
Die Gestaltung des Rahmenprogrammes nehmen wir gerne nach Ihren Vorgaben vor.

  • Get-Together-Parties
  • Referentenessen
  • Organisation der Transfers
  • Catering
  • Museumsbesuche
  • Stadtführungen
  • weitere spezielle Begleitprogramme
Mit der Erfahrung von über 500 Veranstaltungen wissen wir, welche Services und Details zu einer gelungenen Veranstaltung führen. Unsere Aufgabe ist die perfekte Durchführung.
Aus diesem Grund steht Ihnen von der Planungsphase bis hin zum Projektabschluss eine persönliche convivus-Projektleiterin mit professionellem Know-how zur Seite, die auch Vor-Ort mit ihrem Team für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

  • Tagungsbüro
  • Betreuung aller Teilnehmer, Referenten (Speaker), Aussteller und Sponsoren
  • Abwicklung aller relevanten Abläufe vor Ort (Personal, Beschilderung, Catering, Technik, Transfers, Einlass)
  • Programmkoordination
  • Auf- und Abbau der Fachausstellung
  • Koordination und Vertragsabwicklung von Drittunternehmen (Personal, Reinigung…)
Die fortwährende Kontrolle der Entwicklung von Teilnehmer- und Ausstellerzahlen vor der Veranstaltung, und die Durchführung von Befragungen während bzw. nach der Veranstaltung, sind für uns regelmäßig genutzte Werkzeuge um Nutzen und Erfolg beurteilen zu können.

  • Strategische Prozess- und Kostenoptimierung
  • Erfassung und Auswertung der Besucher bzw. Ausstellerzahlen
  • Erstellung relevanter Statistiken