Veranstaltungsorganisation

Die Qualität sinnvoller Kongressplanung bemessen wir nicht nur an guter Veranstaltungsorganisation, sondern auch an klaren und transparenten Organisationsstrukturen, sowie flexiblem und kundenorientiertem Denken und Handeln. Mit unseren convivus-Leistungsbausteinen sind Sie in der Lage Ihre individuelle Dienstleistung maßgeschneidert zusammenzustellen.

Kontaktieren Sie uns – wir stellen gern Ihr individuelles Angebot zusammen.
 

convivus 1 – Gesamtorganisation der Veranstaltung
  • Beratung bei der Planung und Vorbereitung
    • Beratung bei der Planung und Erstellung eines detaillierten Workflows
    • technische Planung und Abwicklung
    • Personalplanung
    • Tagungssekretariat
    • Werbemittel
    • Adressverteiler
    • Catering
    • Hotel- und Reiseorganisation
  • Finanzmanagement
    • Kosten- und Finanzplanung
    • Finanzbuchhaltung
    • Endabrechnung
 
convivus 2 – Medien- und Technikeinsatz
  • Beratung zum Einsatz neuer Medien
  • Erstellung und Pflege einer Veranstaltungshomepage
  • Online-Präsentationen relevanter Inhalte
  • Erstellung individueller Timetables für Teilnehmer
  • statistische Auswertungen
  • News-Ticker und Newsletterversand
 
convivus 3 – Elektronische Abstractverwaltung
  • Einrichten eines Onlineportals zur elektronischen Abstracteinreichung über die Veranstaltungshomepage
  • Online Review der Abstracts
  • Versendung von Zu- und Absagen nach Maßgabe des Veranstalters
 
convivus 4 – Organisation der Fachausstellung und Satellitensymposien
  • Erstellung eines Marketingkonzeptes inkl. aller technischen Details
  • Firmenakquisition
  • Beratung und Anmeldebearbeitung
  • Konzeption und Planung der Industrieausstellung
  • Erstellung und Publikation eines Aussteller-/Warenverzeichnisses
  • Rechnungsstellung
  • Inkasso und Mahnwesen
  • Ausstellerbefragung
 
convivus 5 – Akquise von Inserenten und Sponsoren
  • Entwicklung eines Sponsoringkonzeptes mit Erstellung relevanter Akquiseunterlagen
  • Beratung und Vertragsabwicklung
  • Rechnungsstellung
  • Inkasso und Mahnwesen
 
convivus 6 – Gäste-, Teilnehmer und Referentenbetreuung
  • Teilnehmer & Gäste
    • Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
    • Portal für Onlineregistrierung inkl. Anmeldebearbeitung
    • Abwicklung der Rechnungsstellung
    • Erstellung persönlicher Teilnehmerunterlagen
    • Befragungen
  • Referenten
    • Anmeldung und Registrierung
    • Hotelreservierung
    • Reisekostenabrechnung
    • Kongressunterlagen mit persönlichem Timetable
 
convivus 7 – Rahmenprogramm
  • Get-Together-Parties
  • Referentenessen
  • Organisation der Transfers
  • Catering
  • Museumsbesuche
  • Stadtführungen
  • weitere spezielle Begleitprogramme
 
convivus 8 – Veranstaltungsdurchführung vor Ort
  • Tagungsbüro
  • Betreuung aller Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Sponsoren
  • Abwicklung aller relevanten Abläufe vor Ort (Personal, Beschilderung, Catering, Technik, Transfers, Einlass)
  • Programmkoordination
  • Auf- und Abbau der Fachausstellung
 
convivus 9 – Qualitätsmanagement
  • Strategische Prozess- und Kostenoptimierung
  • Erfassung und Auswertung der Besucher bzw. Ausstellerzahlen
  • Erstellung relevanter Statistiken